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行政采购

发布日期:2018-12-15 16:21:44 访问次数:326

行政采购
一般在企业中,物资采购项目都需经由采购部统一管理。在一些大型企业,每年的采购金额都以亿元为单位计算。对于如此大笔的支出,最重要的两项是:一、规范流程制度以求符合内外部审计;二、统一整合需求,以求达成最优惠的交易,节省成本。这也是设置采购部,并由采购部来进行集中管理的原因与目的。在工作中大家经常会抱怨采购部流...
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一般在企业中,物资采购项目都需经由采购部统一管理。

在一些大型企业,每年的采购金额都以亿元为单位计算。

对于如此大笔的支出,最重要的两项是:

一、规范流程制度以求符合内外部审计;

二、统一整合需求,以求达成最优惠的交易,节省成本。

这也是设置采购部,并由采购部来进行集中管理的原因与目的。

在工作中大家经常会抱怨采购部流程长、推进慢,但实际上采购部整合公司上下的需求、制定预算、“货比三家”、谈判,严格的审核管理总是伴随着更多的流程、更多的时间。

行政部的工作需要高效应对办公区运行和服务管理中的各类问题,要快速找到专业的解决办法,往往需要通过采买实物或者服务来满足需求,如家具坏了需要及时维修或更换,举办员工活动需要采买奖品、制作物料等等。因此,这些需求往往零散、频率高、时效性强。

如果全部由采购部进行采买,会因为人手,资源,时间等各种主客观因素将行政的采买申请不列入优先级,这样往往耽误行政问题的及时解决。


比如:楼上卫生间防水有了问题,楼下的卫生间天花都出现大面积的污渍,如果行政请采购部来进行防水服务和天花吊顶的采买,采购很容易会忽略或者不着急先处理,但对于行政来说这却是很着急的事。

有什么方式能够既保证行政部工作进行,又减轻采购部压力,并且保证采购部对于审计和成本控制的管控呢?

“不管是在大规模还是小规模还是创业的企业里,行政一定要申请到一定的自主采购权。”

自主采购权顾名思义是行政部能自主决定的采购权利,能够实时响应行政部零散、高频的采购需求。


在自主采购权的申请上,需要注意的是要形成较为完善的自主采购方案和管理制度,才能保证顺利申请、良好推进:

1.需要便于管理。公司是一个体系,应该在公司管理体系之下匹配合适的管理制度。

2.有明确的执行措施。应该有清晰、明确、便于执行的具体执行办法。提高效率,改革才有意义。

3.以最终结果为目标。因为涉及费用支出,所以必须从成本角度考虑,起码不会增加成本。

形成方案后,不管在你面前的是采购部经理、CFO、还是大老板,你都能有理有据,让他们听你的。

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